Rencana pengelolaan informasi

Rencana pengelolaan informasi

Rencana Pengelolaan Informasi (Communication Management Plan) adalah proses yang diambil pada tahap manajemen dalam sebuah organisInformasi adalah kebutuhan manusia dan hak untuk mendapatkan informasi merupakan bagian dari Hak Asasi Manusia (HAM), dua hal ini merupakan dasar bagi lahirnya undang-undang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) di negeri yang kita cintai ini. Sebuah undang-undang yang memberikan banyak harapan bagi adanya akses yang seluas-luasnya bagi warga Negara Indonesia terhadap berbagai informasi, baik yang dikelola oleh Pemerintah maupun Badan Publik lainnyaasi, sebelum organisasi tersebut memutuskan/ mengimplementasikan bentuk komunikasi apa yang terbaik untuk dilakukan.

Dalam sebuah organisasi rencana pengelolaan informasi menjadi satu-satunya alat yang dapat memperbaiki kinerja aliran informasisaat disadari bahwa informasi yang ada tidak bisa didapatkan tepat pada waktunya (saat dibutuhkan).

Keberadaan Rencana Pengelolaan Informasi menjamin adanya deskripsi yang jelas untuk mendapatkan dan menerima informasi. Biasanya dalam Rencana Pengelolaan Informasi tersedia:

1.     Deskripsi kebutuhan informasi untuk para pemegang saham akan informasi apa yang mereka butuhkan

2.     Informasi yang perlu dikomunikasikan, termasuk format, isi, dan tingkatan detail individu yang bertanggung jawab untuk mengkomunikasikannya.

3.     Informasi akan siapa yang seharusnya menerima informasi.

4.     Metodologi/ teknologi komunikasi.

5.     Frekuensi komunikasi.

6.     Proses peningkatan komunikasi dalam jangka waktu tertentu.

7.     Proses perubahan kontrol dalam Rencana Pengelolaan Informasi.

8.     Kamus singkatan-singkatan yang sering digunakan oleh organisasi

Pengertian Pengelolaan Informasi

    Beberapa pengertian informasi dari berbagai sumber.

1.    Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.

2.    Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.

3.    Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.

4.    Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.

Dari keempat pengertian seperti tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

Mencari Informasi

     Dalam pengolahan data menjadi sebuah informasi, langkah pertama yang harus dilakukan adalah pengumpulan data itu sendiri. Disini dibutuh sebuah kejelian untuk mendapat data-data tersebut.

     Pengumpulan data ini, dapat dilakukan dengan berbagai cara misal dengan observasi (pengamatan), angket dan lainnya. Namun saat ini yang paling sering adalah mencari informasi dengan melakukan searching dan browsing di internet, misalnya dengan memanfaatkan search engine.

Memilah dan Menyimpan Informasi

     Setelah data-data untuk informasi tersebut didapatkan, langkah selanjutnya adalah memilah data tersebut, yaitu mengambil data-data yang dianggap aktual, terpercaya, akurat dan uptodate. Sehingga data-data yang tidak diperlukan dapat disisihkan dari data yang akan diambil.

     Data-data yang dianggap perlu, dikelompokkan kemudian disimpan, ingat dalam penyimpanan harus memperhatikan aspek pengarsipan, sehingga jika diperlukan nantinya secara cepat dapat diambil kembali.

Pengolahan Informasi Menjadi Informasi Baru

     Dari data-data yang telah disimpan, dapat dibeda menjadi dua jenis :

1.    Data informasi yang langsung dapat ditampilkan.

2.    Data informasi yang harus diolah dulu, baru bisa ditampil menjadi informasi baru.

     Mengolah data untuk menjadi sebuah informasi baru, dapat dilakukan dengan pengeditan, penambahan, pengkonversian, penggabungan dari banyak data dan sebagainya.

     Contohnya data yang diperoleh dari internet masih dalam format html, kemudian akan diolah dengan menggunakan Ms. Word, maka data-data dalam format html tersebut kita ubah menjadi format doc dengan melakukan copy paste ke dalam sebuah dokumen Ms. Word, setelah itu dapat dilakukan pengeditan, penambahan, penggabungan dan lain-lainnya.

     Data yang telah diolah tersebut, akan menjadi sebuah informasi baru, dan dapat di presentasikan dalam bentuk apapun. Sebagai contoh dalam format PDF, atau dengan menggunakan Ms. Powerpoint bahkan secara lisan, karena sebuah informasi aktif, jauh lebih berharga dari informasi pasif.

Sistem Informasi

     Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.

     Sistem Informasi Berbasis Komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer.

     Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

     Informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya tersebut sangat diperlukan misalnya dalam rangka pengambilan keputusan-keputusan stategis.

     Terbentuknya sistem informasi yang akurat untuk membantu setiap pengambilan keputusan. Di tengah lajunya kemajuan industri yang berbasis teknologi telekomunikasi dan informatika, informasi yang cepat dan akurat semakin menjadi kebutuhan pokok para decission maker. Informasi merupakan kebutuhan dasar yang diperlukan oleh setiap manajemen untuk melakukan pengambilan keputusan. Sedangkan suatu sistem informasi bertujuan untuk memasok segala kebutuhan informasi bagi mereka yang membutuhkannya. Sistem informasi yang tepat akan membantu kebijakan level manajerial dalam hal program-program dan rencana-rencana operasional serta sasaran yang akan dicapai misalnya oleh organisasi atau perusahaan. 

Mengelola Informasi yang Diperoleh Dari Internet

Pertama kita dapat menyimpan data yang kita dapatkan dari internet di media penyimpanan baik Hard Disk , Disket atau Flash Disk. Sehingga Kita tidak harus terhubung dengan internet  atau Online

Adapun cara-cara penyimpanannya adalah sebagai berikut :

1.       Aktifkan web browser yang akan kita gunakan

2.       cari halaman yang kita kehendaki

3.       Setelah tampilan muncul, klik file pada pull-duwn menu , dan pilih save As

4.       Selanjutnya akan muncul kotak dialog Save Web Page, Tentukan dimana file tersebut akan kita simpan, dan juga beri nama filenya

Klik tombol save atau enter untuk melakukan penyimpanan

Terdapat berbagai jenis penyimpanan yang di sediakan yaitu :

1.    Web Page Complete (htm,html)

Fasilitas ini di gunakan untuk menyimpan halaman web secara lengkap dan akan menyimpan semua file seperti gambar dan lainnya. Untuk file pendukung, seperti file animasi dan gambar akan di pisah ke dalam satu rektori tersendiri.

2.    Web Archieve Single File

Fasilitas ini di gunakan untuk menyimpan halaman web secara lengkap dalam satu kesatuan file dengan extension mht. Ffile gambar dan animasi di simpan dalam satu file tersebut.

3.    Web Page HTML Only ( htm, html)

Fasilitas ini di gunakan untuk menyimpan file html. File pendukung lainnya tidak ikut di simpan.

Mencetak informasi

Langkah-langkah mencetak halaman web adalah sebagai berikut

1.Klik menu file

2.Klik Print.

3.Pilih jenis printer yang terpasang lalu klik tombol print.

  MENGAKSES INFORMASI DI INTERNET

Yang dimaksud mengakses informasi disini adalah mencari dan menggunakannya. Kamu harus bisa dan terampil menggunakan informasi yang kamu dapat di internet, terutama sebagai bahan belajar, tambahan pengetahuan, maupun alat bantu untuk menyelesaikan tugas dari guru. Dengan computer dan akses internet dihadapanmu, kamu dapat “menanyakan apa saja” dan hamper semua pertanyaan itu dapat terjawab. Tentu saja kamu juga harus pandai – pandai memil;ih pertanyaan yang tepat.

SITUS ENSIKLOPEDIA

Di internet terdapat berbagai macam situs yang menyediakan informasi pengetahuan,sakah satunya adalah situs ensiklopedia.Banyak sekali situs ensiklopedia di internet yang adapt kamu akses untuk mendapatkan informasi tertentu ataupun untuk menambah pengetahuan kamu .situs ensiklopedia juga tersedia dalam berbagai macam bahasa ,tetapi yang terbanyak adalah situs berbahasa inggris.ada juga situs ensiklopedia berbahasa indonesia yaitu wikipedia yang beralamat situs di http://id.wikim wikipedia.org.Salah satu ensiklopedia yang terkenal adalah Encyclopedia Britanica yang beralamat situs di http://www.britanica.com./

Siklus ensiklopedia Wikipedia juga sebenarnya menyajikan tampilan beberapa bahasa yang dapat dipilih pada home page http://www.wikipedia.org/.

Situs Wikipedia menyediakan kolom pencarian topic. Misalnya kita ingin mendapatkan nformasi tentang istilah USB, ketikkan kata kunci “USB” di kolom pencarian kemudian klik tombol Cari.

Kita juga bias menggunakan kamus online yang ada di internet untuk menemukan terjemahan suatu kata berbahasa asing. salah satu situs yang menyediakan kamus online seperti http://kamus.web.id/

Selain ensiklopedia dan kamus online, kita bias juga mengakses informasi yang berhubungan dengan mata pelajaran atau pengetahuan tertentu,misalnya sejarah pada alamat http://gimonca.com

GLOSARIUS INTERNET

Dalam mengakses internet, kita akan banyak berjumpa dengan berbagai istilah yang akan mungkin baru bagi kita.

Chat – secara harfiah, chat dapat diartikan sebagai obrolan, namun dalam dunia internet, istilah ini merujuk pada kegiatan komunikasi melalui sarana baris-baris tulisan singkat yang diketikkan melalui keyboard.

DNS – Domain Name Service adalah layanan di Internet untuk jaringan yang menggunakan TCP/IP. Layanan ini digunakan untuk mengidentifikasi sebuah komputer dengan nama bukan dengan menggunakan alamat IP (IP address). Singkatnya DNS melakukan konversi dari nama ke angka.

Download – Domain Name Service adalah layanan di Internet untuk jaringan yang menggunakan TCP/IP. Layanan ini digunakan untuk mengidentifikasi sebuah komputer dengan nama bukan dengan menggunakan alamat IP (IP address). Singkatnya DNS melakukan konversi dari nama ke angka.

Downstream – adalah istilah yang merujuk kepada kecepatan aliran data dari komputer lain ke komputer lokal melalui sebuah network. Istilah ini merupakan kebalikan dari upstream.

GPRS – General Packet Radio Service. Salah satu standar komunikasi wireless (nirkabel).GPRS juga merupakan suatu teknologi yang memungkinkan pengiriman dan penerimaan data lebih cepat jika dibandingkan dengan penggunaan teknologi Circuit Switch Data (CSD) atau yang sering disebut juga dengan 2,5 G.

Home Page/Homepage – adalah halaman utama atau bagian depan yang berisi daftar isi atau menu dari sebuah situs Web.

Host – sebuah computer dalam jaringan yang menyediakan layanan untuk computer lainnya dijaringan yang sama.

HTML – (Hyper Text Markup Languange) adalah bahasa pengkodeaan untuk menghasilkan dokumen-dokumen hypertext untuk digunakan di World Wide Web. HTML terlihat seperti bahasa pengkodean lama, yang di awali dan diakhiri dengan kode-kode html dimana menunjukkan bagaimana keluarannya pada saat di jalankan pada sebuah web browser.

HTTP – (HyperText Transfer Protocol) adalah sebuah protokol untuk meminta dan menjawab antara client dan server.

Internet – Gabungan jaringan diseluruh dunia yang membentuk jaringan interkoneksi yang tergabung melalui TCP/IP.

Intranet – sebuah jaringan privat dengan system dan hirarki yang sama dengan internet namun hanya digunakan secara internal.

IP Address – adalah alamat yang diberikan ke jaringan dan peralatan jaringan yang menggunakan protocol TCP/IP. IP Address terdiri dari 32 bit angka biner yang dapat dituliskan sebagai empat angka desimal yang dipisahkan oleh tanda titik seperti 192.16.10.1.

ISDN – (Integrated Services Digital Network) adalah suatu sistem telekomunikasi di mana layanan antara data, suara, dan gambar diintegrasikan ke dalam suatu jaringan, yang menyediakan konektivitas digital ujung ke ujung untuk menunjang suatu ruang lingkup pelayanan yang luas.

Login – proses memasuki sutu system yang tertutup. Pengenal untuk mengakses sebuah system yang tertutup, terdiri dari user name, dan password.

Mailing List – juga sering diistilahkan sebagai milis, yaitu sebuah alamat e-mail yang digunakan oleh sekelompok pengguna internetuntuk melakukan kegiatan tukar – menukar informasi.

Network – sebuah himpunan komputer yang dihubungkan dengan kabel sehingga komputer satu dengan komputer lainnya dapat saling komunikasi, bertukar informasi sharing file, printer, dll.

Upload – kegiatan pengiriman data dari computer local ke computer lainnya yang terhubung dalam sebuah network.

VOIP – Suara melalui Protokol Internet (juga dipanggil Telefoni IP, Telefoni internet, dan Telefon Digital) – adalah penyaluran suara perbualan melalui Internet atau mana-mana rangkaian berasaskan IP lain

WAP – Wireless Application Protocol yaitu standar protocol komunikasi untuk aplikasi yang mememungkinkan akses informasi secara instan melalui perangkat nirkabel atau wireless seperti handphone, smartphone, dan PDA.

Webmail – Fasilitas pengiriman, penerimaan, maupun pembacaan e-mail melalui web.

Word Wide Web – adalah suatu ruang informasi yang yang dipakai oleh pengenal global yang disebut Uniform Resource Identifier (URI) untuk mengidentifikasi sumber-sumber daya yang berguna. WWW sering dianggap sama dengan Internet secara keseluruhan, walaupun sebenarnya ia hanyalah bagian daripadanya.

 Freeware
Istilah ``freeware'' tidak terdefinisi dengan jelas, tapi biasanya digunakan untuk paket-paket yang mengizinkan redistribusi tetapi bukan pemodifikasian (dan kode programnya
tidak tersedia). Paket-paket ini bukan perangkat lunak bebas, jadi jangan menggunakan istilah ``freeware'' untuk merujuk ke perangkat lunak bebas.

Shareware
Shareware ialah perangkat lunak yang mengizinkan orang orang untuk meredistribusikan salinannya, tetapi mereka yang terus menggunakannya diminta untuk membayar biaya lisensi.Shareware bukan perangkat lunak bebas atau pun semi-bebas. Ada dua alasan untuk hal ini, yakni: Sebagian besar shareware,
kode programnya tidak tersedia; jadi anda tidak dapat memodifikasi program tersebut sama sekali. Shareware tidak mengizinkan seseorang untuk membuat salinan dan memasangnya tanpa
membayar biaya lisensi, tidak juga untuk orang-orang yang terlibat dalam kegiatan nirlaba. Dalam prakteknya, orang-orang sering tidak mempedulikan perjanjian distribusi dan tetap melakukan hal
tersebut, tapi sebenarnya perjanjian tidak mengizinkannya.

Lisensi Open Source
Open source bila diterjemahkan secara langsung, open source berarti “(kode) sumber yang terbuka”. Sumber yang dimaksud disini adalah source code (kode sumber) dari sebuah software (perangkat lunak), baik itu berupa kode-kode bahasa pemrograman maupun dokumentasi dari software tersebut. Open source adalah suatu budaya. Hal ini bermaksud untuk menegaskan bahwa open source ini berlatar dari gerakan nurani para pembuat software yang berpendapat bahwa source code itu selayaknya dibuka terhadap publik. Tetapi pada prakteknya open source itu bukan hanya berarti memberikan akses pada pihak luar
terhadap source code sebuah software secara cuma-cuma, melainkan lebih dari itu. Ada banyak hal yang perlu dipenuhi agar sebuah software dapat disebut didistribusikan secara open source atau dengan kata lain bersifat open source. Sebuah organisasi yang bernama Open Source Organization, mendefinisikan pendistribusian software yang bersifat open source dalam The Open Source Definition. The Open Source Definition ini bukanlah sebuah lisensi, melainkan suatu set kondisi-kondisi yang harus dipenuhi, agar sebuah lisensi dapat disebut bersifat open source.

Sehingga dapat di simpulkan bahwa, Pengolahan informasi meliputi beberapa tahap yaitu :

1.    Pengumpulan data (Mencari Informasi)

2.    Memilah Data atau informasi

3.    Menyimpan Data atau Informasi

4.    Mengambil kembali untuk diolah menjadi informasi baru

5.    Mempresentasikannya.

  * Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

  * Sistem Informasi yang akurat dan efektif akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan yang membutuhkannya.

  * Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

Anda baru saja membaca artikel yang berkategori dengan judul Rencana pengelolaan informasi. Anda bisa bookmark halaman ini dengan URL https://multimedianotesell.blogspot.com/2013/09/rencana-pengelolaaninformasi.html. Terima kasih!

Ditulis oleh: Unknown - Selasa, 03 September 2013